Diese Programme & Portale sind "Must-Haves" für dein Hotel!

Durch die Revolution des Internets und die damit einhergehenden technologischen Errungenschaften hat sich die gesamte Tourismuswirtschaft in den letzen Jahren komplett verändert. Speziell Hotels müssen auf diese Entwicklung reagieren, um mittelfristig überlebensfähig zu sein. Doch die technologische Entwicklung macht auch einiges leichter, denkt man nur an digitale Buchungssysteme oder andere Hilfsmittel, die heutzutage in einem Hotel nicht mehr wegzudenken sind.

5 MUST-HAVES

Im Dschungel der (gefühlt) abertausenden Portale und Programme stellen sich viele Hoteliers allerdings zurecht die Frage, welche Applikationen nun wirklich wichtig für den Betrieb sind und welche eher in die Schublade „Nice-to-have“ zu legen oder gar überflüssig sind. Reicht ein Hotelprogramm und ein Online Portal aus, um die Auslastung zu maximieren, oder gibt es noch weitere Anwendungen, die hierfür essentiell sind? Diese Frage zu beantworten ist natürlich nicht leicht, weil die „Mindest-Ausstattung“ abhängig von den individuellen Bedürfnissen und Gegebenheiten des Hotels ist sowie von den Fähigkeiten und dem Willen der Personen, die sie bedienen. Die nachfolgende Aufzählung gibt einen groben Überblick über die empfohlene Mindest-Ausstattung, die für den Großteil der Hotelbetriebe zutrifft.

1. HOTELMANAGEMENT PROGRAMM Es gibt noch einige wenige kleine Hotels, die ihren Zimmerplan manuell, bspw. als Excel-Datei führen. Ab einer Größenordnung von 10 Zimmern ist es aber unumgänglich, sich ein gutes, einfach zu bedienendes und praktikables Hotelmanagement Programm (PMS – Property Management System) inkl. digitalen Zimmerplan zuzulegen. Dies ist heute absoluter Standard und ein Must-Have für jedes professionell geführte Hotel. Wichtig ist, dass das Programm auch Schnittstellen zu anderen Anwendungen wie Newsletter Tool oder Channel Manager hat, damit eine modulare Erweiterung technisch jederzeit möglich ist.

2. CHANNEL MANAGER Aufgrund des Online-Portal-Dschungels verliert man leicht den Überblick. Für Betriebe ab 10 Zimmer kann es daher sinnvoll sein, einen Channel Manager für sein Hotel zu installieren. Diese Anwendung vereinfacht die Kontingentverwaltung, da nur noch EIN System mit Preisen und Verfügbarkeiten befüllt werden muss. Der Channel Manager dient als Schnittstelle zwischen Hotelprogramm und Online Portalen. Diese Programme sind zwar nicht kostenlos, aber sie rechnen sich meist dennoch, zumal es unterschiedliche Anbieter je nach Unternehmensgrößen und -typen mit dementsprechend angepassten Preismodellen gibt. Eine gute Übersicht bzgl. Channel Manager findet ihr beispielsweise auf der Adojo Website. Mehr Infos hierzu findest du in meinem Blogbeitrag "Top 3 Channel Manager".

3. SOCIAL MEDIA ACCOUNTS Um von potenziellen Gästen wahrgenommen zu werden ist es zunehmend wichtiger, mit relevanten Inhalten das Internet zu füttern. Social Media Accounts wie Facebook, Twitter oder Youtube eignen sich besonders gut, um aktuelle Infos, Bilder und Videos zu posten, liken oder zu teilen. Als Hotel gilt es, Teil der jeweiligen Community zu werden und mit relevanten Inhalten auf die eigene "Online Reputation" einzuzahlen. Wichtig in diesem Zusammen ist es, nicht wahllos Postings auf allen erdenklichen Kanälen zu veröffentlichen, sondern vorerst eine Social Media Planung inklusive Redaktionsplan zu erstellen und darauf basierend die Aktivitäten gezielt zu steuern und die Ergebnisse zu messen. Man spricht von einer Omni Channel Strategie, wenn alle Kanäle untereinander vernetzt sind und es in Summe einen konsistenten Markenauftritt entlang aller Berührungspunkte gibt. Mehr Infos hierzu findest du in meinem diesbezüglichen Blogbeitrag "Die effektivsten Social Media Account für dein Hotel".

4. ONLINE PORTALE Viele Hoteliers kennen zwar die gängigen Online Portale und wissen um deren Grundfunktionalitäten wie bspw. „buchen“ oder „bewerten“. Sie haben aber oft keine Übersicht, welche Anwendungen schlußendlich wirklich relevant für ihr Hotel sind. Grundsätzlich empfiehlt es sich – unabhängig von der Größe des Hotels – auf den gängigsten Online Portalen vertreten zu sein, um in der virtuellen Welt überhaupt wahrgenommen zu werden. Sichtbarkeit und Verfügbarkeit im Netz tragen positiv zur Online Reputation bei, die in der Inspirations- und Buchungsphase eine zentrale Rolle einnimmt. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen Metasuchmaschinen, Buchungsportalen (OTA) und Bewertungsportalen. Die wichtigsten Anbieter sind aktuell meines Erachtens Trivago, (Metasuchmaschine), booking.com (Buchungsportal) und TripAdvisor (Bewertungsportal). Allerdings ist jede Kooperation mit Online Portalen in Bezug auf Kosten und Nutzen separat zu bewerten! Ein reines Listing ist allerdings meist günstig oder sogar gratis. Aufgrund der bereits vorhandenen Daten im Netzt ist man oft schon ohne eigenes Zutun in den Portalen vertreten. Besser also, man ist selbst Herr seiner Daten und legt sich zumindest einen Account auf den wichtigsten Portalen an.

5. CONTROLLING PROGRAMM Die Zahlen im Griff zu haben, ist für das erfolgreiche Führen eines Hotels essentiell. Außerdem achten Banken sehr genau darauf, ob und in welchem Umfang der Hotelier ein funktionierendes Controlling hat. Zumindest auf Excel Basis sollten daher die wichtigsten Kennzahlen auf einer regelmäßigen Basis verfügbar sein. Insbesondere Auslastung, Preis und Umsatz sollten täglich abrufbar sein, um kurzfristige Optimierungsmaßnahmen (Last-Minute Angebote, etc.) anbieten zu können. Für größere Betriebe sind Controlling Programme ratsam, die auf Knopfdruck alle relevanten Daten auswerfen. Lt. Einer ÖHV Studie (aus 2010) hat das Programm IGEL hierbei sehr gut abgeschnitten. Mit dieser Anwendung ist es möglich, das Hotel in Abteilung aufzuteilen und separate Budgets und Auswertungen zu erstellen. Eine Alternative speziell für kleinere Betriebe ist STAHR.net. Dieses Programm ist sehr einfach zu bedienen, wenngleich eine Unterteilung in Profit Center Positionen nicht möglich ist.

RESUMEE:

Speziell die junge Hotelier-Generation weiß, wie wichtig technische Hilfsmittel in einer digitalen Welt sind. Hotels sind nunmal nicht nur physisch verfügbar, sondern die digitale Präsenz spielt eine immer wichtigere Rolle im Reisekreislauf. Doch nicht nur die bloße Präsenz im Internet, sondern die kontinuierliche Bereitstellung von relevanten Inhalten wie Preisen und Verfügbarkeiten sind unumgänglich, Buchungen auszulösen. Diese Maßnahmen müssen detailliert geplant und strukturiert umgesetzt werden, damit der gewünschte Effekt eintritt. Auch die möglichst tagesaktuelle Messung des Erfolges anhand gut interpretierbarer Auswertungen gehört mittlerweile zum Tagesgeschäft eines modernen Hoteliers. Es ist empfehlenswert, gerade zu Beginn dieser Prozesse auf die Unterstützung von Experten zu setzen.